Integrated-Workplace-Management-Systeme

In der sich ständig wandelnden Geschäftswelt stehen Unternehmen vor komplexen Herausforderungen im Bereich des Corporate Real Estate Managements (CREM). Integrated-Workplace-Management-Systeme (IWMS) erweisen sich dabei als entscheidender Schlüssel zur Effizienzsteigerung und Ressourcenoptimierung. In diesem Beitrag wollen wir die Bedeutung von IWMS für das CREM beleuchten, die Herausforderungen bei der Implementierung sowie die vielfältigen Potenziale und Anwendungsfälle im Corporate Real Estate Management aufzeigen.

In zahlreichen Mandantengesprächen ist uns gespiegelt worden, dass der Begriff der „Integrated-Workplace-Management-Systeme“ noch unbekannt ist. Daher möchten wir diesen erst einmal einordnen. Ein IWMS ist eine umfassende Softwarelösung, die verschiedene Aspekte des Corporate Real Estate Managements integriert und automatisiert. Im Gegensatz zu Computer Aided Facility Management Systemen, die sich auf die eher technische und infrastrukturelle Verwaltung von Gebäuden und Anlagen konzentrieren, verfolgt IWMS einen ganzheitlichen Ansatz.

Die Anwendungsfälle von IWMS sind vielfältig. Neben Raummanagement und Umzugsmanagement spielen auch Instandhaltungsmanagement und Energiemanagement eine entscheidende Rolle. Darüber hinaus bieten IWMS Unterstützung in weiteren Bereichen wie:

Arbeitsplatzgestaltung

Die Gestaltung von Büroflächen spielt eine entscheidende Rolle bei der Schaffung einer kollaborativen Umgebung. Hierbei geht es nicht nur um die physische Anordnung von Arbeitsplätzen, sondern auch um die Integration von Technologien, die die Zusammenarbeit fördern. IWMS ermöglichen die Planung und Optimierung von Bürolayouts, um flexiblere, anpassungsfähigere Arbeitsumgebungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen. Die in einem weiteren Schritt durch Nutzung von IoT mögliche Integration von Daten zur Arbeitsplatz-Nutzung kann dabei helfen, effektive Entscheidungen zur Verbesserung der Arbeitsplatzproduktivität zu treffen.

Asset Management

IWMS erleichtern die Überwachung und Verwaltung von betrieblichen Assets während ihres gesamten Lebenszyklus. Diese erstrecken sich über Möbel, Technologie bis hin zur gesamten operativ notwendigen Geschäftsausstattung und -anlagen. Hierzu ermöglichen IWMS die Erfassung von Informationen über den Zustand der Assets, die vorausschauende Planung von Wartungsarbeiten und die rechtzeitige Erneuerung der Anlage, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten.

Compliance-Management

Gerade im betrieblichen Umfeld ist die Sicherheit der Mitarbeitenden ein wesentlicher Grund für die Einführung von IWMS-Systemen. Die Integration von Compliance-Management in IWMS bietet eine zentrale Plattform zur Dokumentation, Überwachung und Berichterstattung aller relevanten Aspekte, wie zum Beispiel Compliance-Richtlinien zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Vorschriften im Zusammenhang mit Raumnutzung, Sicherheit, Umweltstandards und anderen Aspekten erfüllt werden.

Vertragsmanagement

Die Verwaltung von Mietverträgen und anderen Vertragsangelegenheiten im Zusammenhang mit Immobilien ist ein weiterer wesentlicher Aspekt im CREM. IWMS ermöglichen in der kaufmännischen Betrachtung eine zentralisierte Verwaltung von Vertragsinformationen, einschließlich Laufzeiten, Mietkosten und Klauseln. Hierbei sind sie fachlich oft sehr nah an klassische Property Management Systeme angelehnt, berücksichtigen aber noch die Besonderheiten der gewerblichen Immobiliennutzung.

Um die notwendigen Daten für die End-2-end-Bearbei-tung der Prozesse zu erhalten, ist eine Integration in die weitere Unternehmens-IT unabdingbar. Integrated-Workplace-Management-Systeme werden üblicherweise in verschiedene andere unternehmensweite IT-Systeme integriert, um eine nahtlose Zusammenarbeit und Datenaustausch zu gewährleisten.  

Enterprise Resource Planning (ERP)

Die Integration mit ERP-Systemen ermöglicht eine Verknüpfung von CREM-Daten mit den übergreifenden Unternehmensprozessen. Dies umfasst Bereiche wie Finanzmanagement, Personalwesen und Beschaffung.

Human Resources (HR)

Die Anbindung an HR-Systeme erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, insbesondere im Zusammenhang mit Arbeitsplatzgestaltung und Umzügen. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Betrachtung der Arbeitsumgebung im Kontext der Mitarbeiterbedürfnisse.

Facility Management Systeme (CAFM)

Obwohl IWMS bereits vielfach das Computer Aided Facility Management einschließt, können separate CAFM-Systeme integriert werden, um spezifische Funktionen zu erweitern oder bestimmte Facility Management-Aspekte zu vertiefen.

IT-Management-Systeme (ITMS)/Enterprise Asset Management (EAM)

Diese Systeme erleichtern mit hoch spezialisierten Funktionen das Management der IT mit ihrer Hardware und den Netzwerken sowie der Gebäudeausstattung. Im Kontext von Corporate Real Estate Management ist das IWMS für die fachliche und lagetechnische Verknüpfung der Informationen verantwortlich. Insbesondere beim Umzugsmanagement oder bei Instandhaltungsmaßnahmen sind diese Informationen von wesentlicher Bedeutung

Smart Building & Building Management Systeme (BMS)

Die Anbindung an IoT (Internet of Things)-Plattformen und andere Smart Building-Technologien ermöglicht eine verbesserte Datenerfassung und -analyse, um die Effizienz von Gebäuden und Arbeitsplätzen zu maximieren. Die Verknüpfung mit den BMS der einzelnen Gebäude ermöglicht die Überwachung und Steuerung von Gebäudeinfrastrukturen wie Heizung, Lüftung, Klimaanlage (HLK) und anderen technischen Anlagen. Dadurch können Energieeffizienz und Nachhaltigkeitsziele besser verfolgt werden. Insbesondere im zunehmend wichtiger werdenden Kontext von ESG ist hier die Datenintegration von entscheidender Bedeutung für die Reportingfähigkeiten eines Immobilienbereichs.

Die Integration verschiedener Aspekte des CREM in einem zentralen System bietet eine effiziente Möglichkeit, die gesamte Immobilieninfrastruktur zu verwalten. Durch die ganzheitliche Integration in das IWMS erhalten die Immobilienbereiche eine umfassende und effiziente Plattform zur Bearbeitung der Corporate Real Estate-Prozesse. Dies fördert nicht nur die operative Effizienz, sondern trägt auch zur Schaffung einer optimalen Arbeitsumgebung und zur Erfüllung rechtlicher Standards bei.

Die Einführung eines Integrated Workplace Management Systems (IWMS) ist daher für Unternehmen und Organisationen empfehlenswert, die ein umfassendes und effizientes Corporate Real Estate Management (CREM) anstreben. Dies sind insbesondere größere Unternehmen mit umfangreichen Immobilienportfolios, mehreren Standorten und komplexen Facility-Management-Anforderungen. Aber auch Organisationen, die auf flexible Arbeitsplatzmodelle setzen, bei denen Mitarbeitende remote arbeiten oder häufig zwischen verschiedenen Standorten wechseln, können durch IWMS ihre sich durch Back2Work-Konzepte verändernden Ressourcenanforderungen optimal anpassen und eine effiziente Nutzung der Arbeitsflächen sicherstellen. Eine weitere Zielgruppe sind sicherlich Unternehmen, in denen strikte Compliance-Regelungen und Vorschriften in Bezug auf Raumausnutzung, Sicherheit und Umweltaspekte gelten (zum Beispiel Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Chemie und Pharma). Diese können durch IWMS sicherstellen, dass sie alle regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Natürlich birgt die Implementierung eines IWMS immer einige Herausforderungen. Viele Unternehmen scheuen die initialen Kosten für Softwarelizenzen, Schulungen, und gegebenenfalls Anpassungen an bestehende Unternehmensprozesse beziehungsweise deren Anpassung an die Software. Abhängig von der bereits vorhandenen Systemlandschaft sind natürlich auch die Aufwände für die Integration nicht zu vernachlässigen, da Daten vereinheitlicht oder zu Beginn erst einmal erfasst werden müssen. Die technische Datenmigration und Anpassung an vorhandene Datenstrukturen erfordern eine sorgfältige Planung, um einen reibungslosen Implementierungsprozess zu gewährleisten. Nicht zuletzt gilt es auch immer die Mitarbeitenden von den fachlichen und technischen Vorteilen zu überzeugen und eine nachhaltige Datenqualität durch Schulungen und Change-Management-Maßnahmen sicherzustellen. In unseren Projekten weisen wir auch regelmäßig auf die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats, des Datenschutzes und der Verantwortlichen für die Cyber Security hin.

Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile des IWMS-Einsatzes in der Regel, da sie wesentlich zur Verbesserung der Unternehmenseffizienz, Kostenkontrolle und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Die Implementierung dieser Systeme bedeutet für viele Corporate Real Estate Management-Abteilungen nicht nur einen technologischen Fortschritt, sondern auch einen strategischen Schritt hin zu einer zukunftsorientierten Unternehmensführung im Bereich des Corporate Real Estate Managements. Sie ermöglichen ihnen, mit den Herausforderungen der sich laufend verändernden Anforderungen in der betrieblichen Immobilienbewirtschaftung umzugehen und einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen.

Fazit:

Es ist wichtig zu beachten, dass die Einführung eines IWMS gut durchdacht und strategisch geplant sein sollte. Eine sorgfältige Bedarfsanalyse, eine Bewertung der Unternehmensziele und eine klare Implementierungsstrategie sind entscheidend, um die Vorteile von IWMS optimal zu nutzen.

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