Digitales Dokumentenmanagement System

Effizienz und Transparenz für dokumentenbezogene Prozesse in der Immobilienwirtschaft

Prozesse in der Immobilienwirtschaft werden immer digitaler. Das muss auch für die Ablage und Verarbeitung von Dokumenten gelten. Ein digitales Dokumentenmanagement System unterstützt alle immobilienwirtschaftlichen Unternehmen dabei, dokumentenbezogene Prozesse sicher und optimal abzubilden.

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Ein immenser Mehrwert für die täglichen Abläufe in allen Immobilienunternehmen

In der Immobilienwirtschaft geht es oft um große Datenmengen, die verarbeitet werden müssen. Neben Stammdaten gilt dies insbesondere für Dokumente – hier beispielsweise für die Rechnungsverarbeitung, den Posteingang, die Dokumentation von Immobilienkäufen, Mietverträgen, Aufträgen oder Grundbuchauszügen. Ein professionelles digitales Dokumentenmanagement System(DMS) ist heutzutage unabdingbar, diese Dokumente effizient zu verwalten, zu organisieren und vor allem auch schnell und einfach zugänglich zu machen.

Prozesse in der Immobilienwirtschaft durch ein DMS unterstützen

Die Aufgaben und Prozesse in der Immobilienwirtschaft erfordern aufgrund ihres immensen Umfangs ein hohes Maß an Dokumentation bzw. Datenverarbeitung und werden heute häufig digital abgebildet. Als Herzstück der modernen Prozessarbeit nutzen Unternehmen dazu oft eine moderne Software für das Immobilienmanagement oder ein ERP-System, womit nahezu alle anfallenden Aufgaben übersichtlich, schnell und automatisiert abgebildet werden können.

Ergänzt durch ein tief integriertes digitales Dokumentenmanagement-System für die Verwaltung von Dokumenten, entsteht ein ganzheitliches System, das für eine zukunftsorientierte Ausrichtung von Immobilienunternehmen sowie ein ganzheitliches Management von Immobilienwährend der gesamten Nutzungsphase unter Berücksichtigung von Automatisierungen und modernen Dienstleistungen heute unabdingbar ist.

Ein digitales Dokumentenmanagement-System, wie DocuWare, kann dazu beitragen, den Austausch, die Ablage und die Suche aller Dokumente zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die Verwaltung von Rechnungen, beispielsweise mithilfe individueller Freigabeprozesse, kann mithilfe des Systems automatisiert werden, was Zeit und Kosten spart. Voll integrierbar in nahezu alle Softwarelösungen oder ERP-Systeme für das Immobilienmanagement kann DocuWare darüber hinaus den Posteingangsprozess optimieren und bei der Verwaltung von Reparatur- und Wartungsarbeiten unterstützen, indem es die Dokumentation aller Eingänge oder die Auftragsvergabe erleichtert. Auch die Verwaltung von Versicherungsdokumenten, Grundbuchauszügen und anderen wichtigen Dokumenten wird mithilfe eines DMS übersichtlicher und effizienter gestaltet. Insgesamt trägt ein DMS somit dazu bei, viele Prozesse in der Immobilienwirtschaft zu optimieren und eine höhere Transparenz zu schaffen.

Kompetenz in der Prozessentwicklung und die Integration eines DMS in Immobilienunternehmen

Sowohl für die Entwickler immobilienwirtschaftlicher ERP-Systeme als auch für die Unternehmen und Softwarenutzer*innen wird die Implementierung einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung entscheidend, um alle Prozesse übergreifend abbilden zu können.

Wir hier bei CREM SOLUTIONS verfügen über langjährige Erfahrung in der Integration des digitalen Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in viele Systeme wie SAP, Datev, Coor, iX-Haus oder Wodis Sigma. Diese umfassende Expertise nutzen wir heute, um alle dokumentenbezogenen Prozesse individuell zu gestalten und auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen anzupassen. Auf Grundlage von Fachwissen im Immobiliensektor und der hohen Expertise in der Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse entwickelt unser Team hier Prozesse und Workflows, die speziell auf die Bedürfnisse der Immobilienbranche zugeschnitten sind.

Unsere Berater*innen haben die Kompetenzen, DocuWare in unterschiedlichste Softwarelösungen und ERP-System zu integrieren, sodass wir DocuWare heute in allen Immobilienunternehmen übergreifend, schnell und unkompliziert implementieren können. Auch wenn wir immobilienwirtschaftliche Prozesse aus dem Effeff kennen, ist eine umfassende Beratung, Analyse und Konzeption für uns entscheidend, um sicherzustellen, dass die Nutzer*innen die bestmögliche Lösung erhalten – die enge Zusammenarbeit mit Unternehmen ist für das Verständnis von individuellen Geschäftsprozessen und Abläufen immens wichtig, um die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung, die letztendlich alle Prozesse und Anforderungen erfüllt, zu gewährleisten. Nichtumsonst sind wir ein langjähriges Mitglied des DocuWare Diamond Clubs und gehören zu den vertriebsstärksten DocuWare Partnern weltweit.

Vorteile eines DMS in der Immobilienwirtschaft

Aufgebaut auf eine bestmögliche Beratung und der Implementierung individueller Prozesse bietet DocuWare in Verbindung mit einer Immobilienmanagement-Software oder einem ERP-System die heute notwendigen Automatisierungen und eine Vielzahl an Vorteilen. Angefangen bei Möglichkeit nicht nur E-Mails, sondern auch Papierdokumente nach der Digitalisierung gesetzeskonform zu verwalten. Dies vereinfacht die Verwaltung und den Zugriff auf alle Informationen, insbesondere in Unternehmen, die noch viele physische Dokumente haben. Durch die Integration eines DMS können Dokumente einfach gescannt, verschlagwortet und automatisch in allen angrenzenden Systemen bereitgestellt werden.

Das verschafft folglich die Möglichkeit, diese Dokumente sowohl im genutzten ERP-System als auch in DocuWare zentral abzulegen, zu verwalten und wieder aufzufinden. Durch einen ortsunabhängigen, schnellen und einfachen Zugriff auf die Dokumente und Informationen können Mitarbeiter*innen folglich schneller Entscheidungen treffen und Prozesse beschleunigen. Dadurch werden Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert. Immobilienunternehmen können so ihre Bearbeitungszeit verkürzen, ihren Service verbessern und somit am Ende Kosten sparen, indem sie Dokumente schnell und einfach finden und abrufen oder über Workflows zuordnen und freigeben können.

Ein zusätzlicher Vorteil ist die mit dem DMS verbesserte Sicherheit und Compliance. Durch die zentrale Speicherung von Dokumenten können Zugriffs- oder Freigaberechte sowie die Bearbeitung einfach und sicherorganisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, oder an dokumentenbezogenen Prozessen beteiligt werden. Das System ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und Aktivitäten, was die Compliance und rechtliche Verpflichtungen erfüllt. Sowohl die Erfüllung der GOBD als auch der DSGVO findet hierbei Beachtung.

Integration eines DMS in Immobilienunternehmen

Bei der Integration eines DMS, wie DocuWare, in ein Immobilienunternehmen kommt es daher auf eine sorgfältige Planung an. Auf Grundlage langjähriger Erfahrung und eines umfassenden Verständnisses für die Geschäftsprozesse und Anforderungen in der Immobilienwirtschaft können individuelle Lösungen oder Zugriffsrechte, die auf die Bedürfnisse der Nutzer*innen zugeschnitten sind, sicherer und schneller entwickelt werden. Insbesondere unsere langjährige Expertise in der Integration von DocuWare in bestehende Software-Lösungen sowie der Entwicklung von maßgeschneiderten Prozessen für Immobilienunternehmen kann dabei helfen, individuelle und spezifische Anforderungen sowie Prozesse zu verstehen. Auf dieser Grundlage können wir maßgeschneiderte DMS-Lösungen für alle Unternehmen mit Immobilien-Background entwickeln, die nahtlos in ihre bestehenden Systeme integriert werden können.

Maßgebliche Unterstützung liefert dabei ein Team von erfahrenen Consultants und Projektmanager*innen, das darauf spezialisiert ist, Kund*innenwährend des gesamten Implementierungsprozesses zu unterstützen und individuelle Workflows für sie zu gestalten, um alle dokumentenbezogenen Prozesse optimal zu gestalten – von der Rechnungsverarbeitung bis hin zum kompletten Posteingang.

Ein DMS als wichtiger Baustein in der Immobilienwirtschaft

In der heutigen digitalen Welt ist ein effizientes Dokumentenmanagement für Immobilienunternehmen nahezu unerlässlich - mit der Integration von DocuWare in Ihr immobilienwirtschaftliches ERP-System können Immobilienunternehmen ihre internen und externen Geschäftsprozesse optimieren und die Sicherheit ihrer Daten verbessern. DocuWare bietet die entscheidenden Vorteile, um die Reduzierung manueller Prozesse, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Steigerung der Effizienz voranzutreiben.

Die schnelle und optimale Integration von DocuWare in Immobilienunternehmen erfordert aber eine umfassende Erfahrung und Kompetenz. Wir stellen sicher, dass die Implementierung nahtlos und ohne Unterbrechungen verläuft. Unsere proaktive Herangehensweise und unsere umfassende Betreuung, die wir unseren Kund*innen bieten, haben uns zu einem geschätzten Partner von DocuWare und für viele Immobilienunternehmen gemacht.

Als erfahrenes Softwareunternehmen für immobilienwirtschaftliche ERP-Systeme sind wir in der Lage, Unternehmen mit der Implementierung von DocuWare eine maßgeschneiderte DMS-Lösung anzubieten, die auf Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten ist. Unsere Expertise in der Prozessentwicklung und der Integration von DocuWare in unterschiedliche Software-Lösungen hilft Ihnen, das DMS schnell zu implementieren und Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren.

Aufgrund dieser Kompetenz sind wir in der Lage, Immobilienunternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wir verstehen die besonderen Anforderungen und Herausforderungen der Branche und entwickeln Dokumentenmanagement-Lösungen, die genau darauf abgestimmt sind.

IGOR TSCHERNOW

Mail: itschernow@crem-solutions.de

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