Die digitale Zukunft der Immobilienwirtschaft | Beestate®

Warum dies auch den Vergabeprozess von FM-Dienstleistungen umkrempelt und es am Ende doch auf den Faktor Mensch ankommt

Die Idee zur Entwicklung einer Plattform für die digitale Ausschreibung und Vergabe von FM-Services könnte aus der Corona-Krise sowie der aufkommenden Debatte um Environmental Social Governance (ESG) heraus entstanden sein, da das digitale Projektmanagement in Zeiten von Reise- und Kontaktbeschränkungen weiter an Bedeutung gewinnt. Dies betrifft auch das Facility Management bzw. Immobilienmanagement.

Aber alternative und etablierte Alternativen zum klassischen Vergabeprozess für Gebäudedienstleistungen gab es schon vorher. Doch was bedeutet dies für den Ausschreibungsprozess von FM-Leistungen an sich? Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf die aktuelle Situation werfen:

Immer wieder neue Prozesse anschieben – das muss nicht sein!

Im Immobilienmanagement hat sich über die vergangenen Jahre ein Flickenteppich der Digitalisierung etabliert: Quasi jedes Unternehmen nutzt eigene Datenräume, hat individuelle Organisationsstrukturen aufgebaut und verfolgt eigene Strategien. So entwickelten sich unterschiedlichste Standards und Vorgehensweisen für den Ausschreibungsprozess.

Und das, obwohl die Anforderungen an den Betrieb von Gebäuden, speziell im gewerblichen Bereich, weitgehend durch Gesetze, Richtlinien und sonstige Regelwerke festgelegt sind, wie Prüf-, Hygiene- oder auch Sicherheitsvorschriften. Dazu kommen Leistungen wie Gebäudereinigung, Winterdienst oder Sicherheitsdienste, die sich im Wesentlichen lediglich dadurch unterscheiden, wie oft sie durchgeführt werden. Die Tätigkeit an sich bleibt (nahezu) gleich.

Für die Ausschreibung und Vergabe von Gebäudedienstleistungen bedeutet dies eine Reduktion an Informationsbedarf. Gerade bei Büroimmobilien gibt es einen gewissen „Wiederholungsfaktor“ sowohl für die Gebäudetechnik als auch Gebäudereinigung und sonstige Services. Dieser Umstand lässt sich nutzen!

Digitalisierung hilft, Prozesse zu verschlanken

Die klassische Grundhaltung in der Immobilienbrache ist, dass eine Immobilie und entsprechend auch die Bedingungen für den Gebäudebetrieb einzigartig sind. Der Ansatz bei einem digitalen Ausschreibungsprozess ist genau andersherum: Die Leistungen im Zusammenhang mit der Gebäudebewirtschaftung sind standardisierbar und können zum Beispiel in einem „Katalog“ aufgelistet werden. So kann ein Immobilieneigentümer beispielsweise Instandhaltungsleistungen, Reinigungsservices, Sicherheitsdienste zusammenstellen, die er benötigt oder wünscht, und bei gelisteten Anbietern „bestellen“.

Über so einen Katalog kann ein Immobilieneigentümer vergleichsweise einfach ein Leistungsverzeichnis für die Gebäudebewirtschaftung erstellen. Das Leistungsverzeichnis ist einer von drei wesentlichen Bestandteilen einer jeden Ausschreibung – neben einer Leistungsbeschreibung, in der die Leistungsinhalte und -anforderungen konkretisiert werden (bspw. zugrundeliegende Gesetze, Leistungsnachweise und Dokumentation), und einem Vertrag, in welchem die vertraglichen Details (z.B. Laufzeit, Kündigungsbedingungen, Pflichten der Vertragspartner) festgelegt werden.

Ein Beispiel hierfür ist die  FM-Ausschreibungsplattform Beestate®, die auf einen solchen Katalog zurückgreift, der an standardisierte Leistungsbeschreibungen (diese orientieren sich stark an Richtlinien und Empfehlungen der GEFMA, dem deutschen Verband für Facility Management) gekoppelt ist. Dies bietet die Vorteile, dass auf etablierte Branchenstandards aus dem Verband zurückgegriffen wird, damit einhergehend ein einheitliches Verständnis besteht und die Angebote inhaltlich wie kaufmännisch vergleichbar sind und gleichzeitig die Vergabe sowohl für den ausschreibenden Auftraggeber als auch für den anbietenden FM-Dienstleister vereinfacht und beschleunigt wird. Es lassen sich also positive Effekte auf beiden Seiten einer Dienstleistungsbeziehung erzielen.

Über die Plattform kann durch einen Anbieter per Knopfdruck automatisch ein Erstangebot generiert werden, welches über Korrekturfaktoren bspw. auf örtliche oder projektbezogene Besonderheiten wie das örtliche Lohnniveau oder die Mieterstruktur angepasst werden kann. So muss ein Dienstleister lediglich noch Sonderleistungen kalkulieren, die durch den Leistungskatalog nicht abgedeckt werden.

Eine digitalisierte Ausschreibung erzielt schnell Effekte – auf beiden Seiten!

Die Bedienung neuer Plattformen erfordert, wie bei neuer Software zunächst eine gewisse Einarbeitung und ein Grundverständnis der wesentlichen Funktionen. Dadurch erscheint der Aufwand für die Erstellung einer Ausschreibung auf Eigentümerseite oder aber auch die Kalkulation der Angebotspreise auf Anbieterseite zunächst höher als bei einer klassischen Vergabe, die bspw. auf Basis von MS-Excel erstellt wird. Doch die Vorteile hinsichtlich der Zeit- und damit auch Kostenersparnis, die eine Standardisierung bietet, überwiegen diesen zusätzlichen Mehraufwand zu Beginn schnell, insbesondere bei mehreren Gebäuden oder Portfolios.

Aber wie unterscheidet sich ein digitaler und ein klassischer Vergabeprozess? Digitale Ausschreibungen gehen mit Standardisierung einher. Dies verspricht Geschwindigkeit und eine bessere Marktkonformität. Das Stellen und Beantworten von Bieterfragen, ebenso wie die weitere Kommunikation können über Tools erfolgen und Vor-Ort-Termine reduziert werden, was gerade in der aktuellen Pandemiesituation hilfreich ist. Die Durchführung von Objektbegehungen erfolgt nach wie vor außerhalb von digitalisierten Systemen, aber auch hier macht sich die Digitalisierung mittlerweile bemerkbar (z.B. virtuelle Gebäuderundgänge, Implementierung von BIM- und CAFM-Systemen).

Um die Digitalisierung rund um die Immobilie zu vervollkommnen, schließen sich PropTechs zu Ökosystemen zusammen, um ganzheitliche Lösungen für innovatives Asset-, Property- und Facility Management zu schaffen. Hier dockt auch Beestate® an und ergänzt diesen Prozess um den Beschaffungsprozess für das operative Gebäudemanagement.

Aber das war doch noch nicht alles, oder?

Spannend wird es in Hinblick auf Zusatz-Module, die am Ausschreibungsverfahren andocken. Denn dadurch wird das Immobilienmanagement weiter standardisiert, digitalisiert und somit effektiver – auch monetär. Da wären zum Beispiel Tools für die Leistungskontrolle und -bewertung: So kann zum Beispiel ein Audit-Tool mit einem hinterlegten Fragenkatalog einen Eigentümer bei der Prüfung der Leistungserbringung des Dienstleisters unterstützen und zur Freigabe und Abrechnung der Leistungen herangezogen werden. Dies gelingt auch im Portfolio-Management: Über den standardisierten Vergabeprozess sowie die geplanten Tools zur Auditierung und zum Nachtragsmanagement wird die Auftragsverwaltung unterstützt, gleichzeitig aber auch Auswertungen auf Portfolio-Ebene, wie das Benchmarking ermöglicht. Doch die Entwicklung neuer Funktionen ist noch nicht abgeschlossen, welche die Digitalisierung der Prozesse in der Immobilienbranche weiter unterstützten und beschleunigen.

Am Ende steht immer noch der Mensch

Bei all der Digitalisierung darf man nicht vergessen, dass es sich immer noch um Geschäftsbeziehungen handelt, die auf Partnerschaftlichkeit und gegenseitigem Vertrauen basieren. Sie lassen sich am besten persönlich aufbauen. Hierfür gibt es bereits verschiedene Tools und Anwendungen, die sich integrieren lassen, um den persönlichen Kontakt auch bei zunehmender Standardisierung zu wahren.

Durch Corona haben sich durch staatliche und unternehmensbezogene Reglementierungen auch die Rahmenbedingungen für die Gebäudebewirtschaftung kurzfristig verändert – unter anderem zur Belegungsplanung, verschärften Hygieneanforderungen oder angepasster Raumklimatisierung. Hier stehen kurzfristige Handlungsbereitschaft, Kommunikation und Kooperationsbereitschaft stärker im Fokus. Auch wenn die Digitalisierung und aufkommende PropTechs aktuell die Immobilien-Branche umkrempeln, kann und wird der Faktor Mensch nicht außer Acht gelassen, da er nicht nur als Eigentümer, Nutzer oder Betreiber einer Immobilie auftrifft, sondern auch hinter der Ausschreibung und Vergabe von FM-Dienstleistungen – sowohl als Auftraggeber als auch als potenzieller Auftragnehmer – steckt.

Beestate®

Beestate®  ist das erste Produkt der Serthoro GmbH. Die Idee zur Plattform basiert auf der jahrelangen Erfahrung der Gründer mit analogen Ausschreibungen und dem Wissen, dass der Großteil der FM-Bedürfnisse bei Gewerbeimmobilien identisch ist. Diese sind über Beestate® abbildbar.

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